Tilsyn og revisjoner

For at fagskolen skal kunne ivareta og måle kvaliteten på utdanningstilbudene og bruke kunnskapsgrunnlaget til å gjøre utdanningene bedre, skal det gjennomføres periodiske revisjons- og tilsynsaktiviteter av akkrediterte utdanningstilbud og interne arbeidsprosesser. Fagskolen skal gjennomgå utdanningskvaliteten basert på den informasjon som fremkommer gjennom kvalitetsarbeidet, samt også vurdere om utdanningene fyller kravene for godkjenning for fagskoleutdanning i lov og forskrifter. Dette er nødvendig for å sikre at nye krav implementeres.

Revisjon av studieplan

Fagskolen skal oppdatere/revidere studieplanene for samtlige akkrediterte og igangsatte utdanningstilbud hvert år. Oppdateringene er basert på informasjonen vi innhenter fra periodiske evalueringer av tilbudene både på emnenivå og tilbudsnivå, fra studenter, undervisningspersonell, sensorer, praksisveiledere og arbeidsliv (samarbeidspartnere). Oppdateringer kan også være som følge av endring i lover og forskrifter. Endringer som påvirker samlet læringsutbytte, navn, utdanningsform eller studiested faller inn under det NOKUT definerer som vesentlige endringer, og arbeidet med disse endringene er beskrevet i egen prosessbeskrivelse, Videreutvikling av eksisterende utdanninger

Ved årlig revidering av studieplan, skal også følgende krav i fagskoletilsynsforskriften sjekkes opp mot innholdet:

§ 2-1 Utdanningens innhold og form
- Opptakskrav
- Navn
- Læringsutbytte
- Faginnhold og struktur
- Undervisnings-, lærings- og vurderingsformer
§ 2-2 Studiepoeng og arbeidsomfang

Arbeidet med revidering og kontroll foregår i styringssystemet Edutorium der ansvarlige for revisjonen har tildelt ulike oppgaver og roller gjennom revideringsprosessen. Alle kravene i fagskoletilsynsforskriften, kap. 2 er ivaretatt i denne kvalitetssikringen, samt også et felt for hvilke endringer som er gjort i studieplan. Denne kvalitetskontrollen dokumenteres, signeres og arkiveres i Edutorium for å sikre sporbarhet i endringene.

Revisjon av fagområde

I tillegg til krav om studieplan skal også kravene gitt i fagskoletilsynsforskriften §§ 2-3 – 2-8, samt kap. 3 – Krav til et akkreditert fagområde gjennomgås årlig for samtlige fagområder. Her benyttes eget kontrollskjema. For fagområder som er akkreditert skal kravene i § 3 nedenfor også sjekkes opp mot kontrollskjema.

Forhold som skal avdekkes for fagområdene er:

§ 2-3 Fagmiljøet som er tilknyttet utdanningen (til samtlige for fagområdet)
§ 2-4 Eksterne praksisveiledere
§ 2-5 Sensorer
§ 2-6 Utdanningens administrasjon og infrastruktur (til samtlige for fagområdet)
§ 2-7 Vitnemål for utdanningen (til samtlige for fagområdet)
§ 2-8 Dispensasjon fra akkreditert fagskoleutdanning på grunn av tiltak knyttet til covid-19 (koronaviruset)
§ 3-1 Avgrensning av fagområdet
§ 3-2 Fagmiljø som er knyttet til fagområdet
§ 3-3 Samarbeid med yrkesfeltet

Revisjon av interne krav – fagskolens prosessbeskrivelser

Fagskolens kvalitetssystem er beskrevet i Kvalitetsportalen med tilhørende prosessbeskrivelser og øvrig planverk etablert for følgende prosesser:

Studentens læringsbane
Ledelse og administrasjon
Opptak
Rapportering DBH og Lånekassen
Innovasjon, utvikling og markedskommunikasjon
Kvalitetssystem og kvalitetsarbeid
HMS

Prosessbeskrivelsene ved fagskolen inneholder fagskolens interne krav til kvalitet. Planverket er levende dokumenter som enhver tid skal oppdateres iht. beste praksis og krav i lov og forskrifter. Planverket skal blant annet sikre at det jobbes systematisk med kvalitetsarbeid, at prosessene og kvaliteten kan måles og planverket skal sikre at vi ivaretar det kontinuerlige forbedringsarbeidet. Avvikssystemet Si ifra! fanger blant annet opp avvik på fagskolens planverk og prosesser. Prosessbeskrivelsene skal ikke være eldre enn 3 år og skal oppdateres og godkjennes av tildelt eier.

Tilsyn av interne arbeidsprosesser

For å sikre at fagskolens planverk, samt lov og forskrifter etterleves skal fagskolen gjennomføre interne revisjoner på egne arbeidsprosesser innen en 3 års syklus. Utdanningssektoren er gjenstand for stadige endringer i krav og retningslinjer, og selv om lover, forskrifter, prosessbeskrivelser og annen dokumentasjon er oppdatert, må vi sikre etterlevelse av disse. Interne revisjoner skal gjøres periodisk i henhold til tilsynsplan, men kan også være et resultat av en bekymringsmelding, informasjon fra periodiske analyser fra avvikssystemet, evalueringer og brukerundersøkelser som viser negative trender. Det kan også vise andre forhold som fører til at fagskolen må finne bakenforliggende årsaker til at kvaliteten, arbeidsprosesser eller systemet svikter. Bestilling av denne type tilsyn kan komme fra ansatte, studenter, styret, ledelse og andre. Tilsynsplan skal etableres for hvert 3. år med årlig revidering, og godkjennes av rektor.

Tilsyn gjort av eksterne aktører – NOKUT, DIKU osv.

NOKUT eller andre kan velge å føre tilsyn med fagskolens akkrediterte utdanninger. Hvis fagskolen er fagområdeakkreditert (har myndighet til å selv å godkjenne nye utdanningstilbud og vesentlige endringer i eksisterende tilbud) skal blant annet NOKUT også føre tilsyn med fagskolens systematiske arbeid med å sikre og videreutvikle kvaliteten i utdanningene. NOKUT skal blant annet gi råd og et tilsyn kan resultere i en vurdering av om kvalitetsarbeidet som helhet er tilfredsstillende. Dersom NOKUT finner at det foreligger vesentlige mangler ved kvalitetsarbeidet eller kvaliteten på våre utdanninger, får fagskolen en frist på inntil 1 år for å rette opp forholdene. Tilsyn gjort av eksterne aktører inngår i fagskolens tilsynsplan.

Ansvarsmatrise

	Tilsynsmetode	Gjennomføres når	Ansvarlig (gjennomførende)	Deltakere	Resultat
1	Revisjon av studieplan	Årlig	Utdanningsleder/ fagleder innen fagretning	Faglærere Utdanningsleder/ faglig leder LOKUT FiV Arbeidsliv Studenter ved behov	Oppdatert studieplan Signert kontrollskjema av utdanningsleder/ fagleder arkivert i fagskolens e-arkiv.
2	Revisjon av fagområde	Årlig	Utdanningsleder/ fagleder innen fagområde	LOKUT FiV Faglærere Utdanningsleder/ faglig leder	Signert sjekkliste av utdanningsleder / faglig leder og LOKUT FiV. Arkiveres i fagskolens e-arkiv
3	Revisjon av interne krav	Fortløpende	Rektor er ansvarlig, men LOKUT FiV gjennomfører	Ansatte berørt av prosessbeskrivelsene og øvrig planverk	Oppdatert planverk Nytt planverk
4	Revisjon av interne arbeidsprosesser	Iht. tilsynsplan	Rektor er ansvarlig, men LOKUT FiV gjennomfører	Ansatte berørt av prosessbeskrivelsene og øvrig planverk	Revisjonsrapport Tiltaksplaner Input i årsrapport under kapitel for tilsyn Oppdatert planverk Nytt planverk Endringer i utdanningstilbud
5	Eksterne tilsyn	Ved behov	NOKUT eller andre	LOKUT, styret, ledelse, ansatte, studenter, samarbeids-partnere som er berørt av tilsyn	Revisjonsrapport Tiltaksplaner Input i årsrapport under kapitel for tilsyn Oppdatert planverk Nytt planverk Endringer i utdanningstilbud