Avviksrapportering ved FiV

En kultur der det er god takhøyde for å melde avvik, gir oss muligheter. I Viken og ved fagskolen skal vi jobbe med å videreutvikle oss og tjenestene våre. Det er derfor viktig at både uønskede hendelser og manglende kvalitetsnivå på utdanningene våre eller infrastrukturen vår blir registrert. Dette gjør oss i stand til å løse saker raskt og effektivt, samtidig som vi får et datagrunnlag som gjør oss i stand til å prioritere ressursene våre riktig i fremtiden. Dette er også et viktig bidrag til kontinuerlig forbedring og innovasjon i hele organisasjonen. 

Ansatte

For ansatte skal avviksmodul i Viken Fylkeskommune benyttes. Denne finnes i ansatteportalen og krever innlogging. Avviket blir sendt direkte til nærmeste leder. Det finnes egne opplæringsvideoer og Q&A tilknyttet avviksmodulen.

Klikk på denne lenken. 

Studenter

Vi ønsker et trygt og engasjerende arbeids- og læringsmiljø og trenger ros og ris fra deg for å bli bedre. Si ifra om ting vi kan forbedre eller om andre negative eller kritikkverdige forhold. 

Positive tilbakemeldinger kan du ta med den det gjelder direkte eller sende en epost til fagskolen. 

Anonyme henvendelser gjøres ved at du ber tillitsvalgt melde inn saken på dine vegne hvis du synes noe er vanskelig å ta med oss direkte. 

Benytt fagskolens interne avvikssystem utviklet til våre studenter, Si ifra! 

Klikk på denne lenken

Har du allerede sendt inn skjema men ikke hørt noe fra oss? Send en direkte henvendelse til oss her

Hva er et avvik?


Et avvik er brudd på krav i lover, forskrifter, interne prosessbeskrivelser, øvrige regler og retningslinjer. I tillegg vil et avvik eller en uønsket hendelse også kunne være brudd på interne krav og målsettinger. Registrering og behandling av avvik er sentralt i arbeidet med kontinuerlig forbedring.

Fagskolens interne avvikssystem Si fra! er utviklet slik at våre studenter og eksterne interesser som feks søkere, studentombud, NOKUT, besøkende etc. kan melde ifra om forhold som er viktig for skolen. Ved å benytte Si ifra! sikrer vi riktig behandling, forbedring, standardisering og implementering.

I tillegg til løpende dialog mellom ansatte og studenter, vil studentsamtaler, medarbeidersamtaler og andre møter kunne avdekke sviktende kvalitet.  Ved avdekking av sviktende kvalitet er det viktig å beskrive hva det gjelder og foreslå tiltak  til forbedring og forhindring av gjentakelse. 

 Avvik kan være innenfor:

  • brudd på krav i lov og forskrifter 
  • brudd på interne prosessbeskrivelser og retningslinjer
  • sviktende og manglende studiekvalitet
  • forhold påpekt av NOKUT/LOKUT
  • forhold påpekt av styret, samarbeidspartnere, studenter, søkere og ansatte
  • uønskede hendelser

Sviktende og manglende studiekvalitet kan være:

  • klage fra student på metodikk/pedagogikk, utstyr og/eller bortfall av undervisning over lengre periode
  • forhold påpekt av studentorgan
  • forhold påpekt av NOKUT/LOKUT
  • forhold påpekt av styret
  • forhold påpekt av faglærere/ansatte
  • stor strykprosent i et emne
  • negative trender fra studentevalueringer, studentundersøkelser, evalueringer og undersøkelser av andre

Avdekke og forebygge avvik

For at kvalitetssystemet skal fungere og være et reelt verktøy for kvalitetsforbedring, er det en forutsetning at studenter, samarbeidspartnere, skoleier og ikke minst ansatte er kritiske og aktive i arbeidet med å forbedre arbeidsprosesser og utdanningene våre. FiV arbeider kontinuerlig med å opprettholde en holdning til å rapportere avvik hvor:

  • det innarbeides en helhetlig forståelse av kvalitetsarbeidet
  • årsaksforhold til avvik avdekkes og kan forebygges
  • analyser foretas på fakta og ikke antakelser

Hvem registrerer avvik?
Alle studenter og ansatte bes om å registrere avvik og uønskede hendelser.

  • For ansatte skal all avviksrapportering foregå via eget avvikssystem i ansattportalen ved Viken Fylkeskommune 
  • For studenter, skal nettskjema Si ifra! benyttes. 


Hvem behandler avvik?
Registrerte avvik sendes automatisk til mottakssenteret ved FiV, som sørger for at saken blir formidlet til den ansvarlige leder/rollen ved skolen.
 

Hva skal IKKE registreres i avviksmodulene?
Ordinære henvendelser til Viken Brukerhjelp slik som IT, dokumentsenteret/Elements, brukeradministrasjon, lønn, tidBank.

Sentrale vaktmestertjenester og driftsmeldinger til Eiendom meldes inn i Selvbetjeningsportal - Dine saker (pureservice.com).
 

Hva er varsling?

For ansatte:

En varsling er en ytring som gjelder mulige kritikkverdige forhold i virksomheten.
Når arbeidsgiver mottar en varsling skal den vurderes, følges opp, og det skal iverksettes tiltak dersom dette er nødvendig.
Ansatte skal varsle i henhold til Vfk. retningslinjer i HMS håndboken, samt interne rutine for varsling for FiV. 

For studenter:

En varsling er en ytring som gjelder mulige kritikkverdige forhold ved fagskolen og mot krav til godt og forsvarlig læringsmiljø § 15.
Når rektor mottar en varsling skal den vurderes, følges opp, og det skal iverksettes tiltak dersom dette er nødvendig. Bruk nettskjema Si ifra!, sakstype 3. Noe er alvorlig.